Verifikasi yang Seharusnya Lulus, Tapi Tidak
Setelah mendampingi ratusan proses verifikasi ISPS Code di seluruh Indonesia selama lebih dari dua dekade, tim RSO Bina Sena melihat pola yang sama berulang: fasilitas yang sebenarnya sudah cukup siap, gagal atau mendapat banyak temuan (non-conformance) karena kesalahan yang seharusnya bisa dihindari.
Artikel ini merangkum 5 kesalahan paling umum — dan yang lebih penting, cara menghindarinya.
1. Memperbarui PFSP Terlalu Dekat dengan Jadwal Verifikasi
Masalah: Banyak fasilitas baru memperbarui PFSP mereka satu atau dua minggu sebelum audit. Akibatnya, personel belum familiar dengan prosedur baru, dokumentasi implementasi belum ada, dan auditor melihat inkonsistensi antara dokumen dan praktik di lapangan.
Solusi: Perbarui PFSP minimal 3 bulan sebelum jadwal verifikasi. Gunakan waktu tersebut untuk sosialisasi kepada seluruh personel keamanan, praktik prosedur baru, dan mendokumentasikan implementasinya.
2. Rekam Jejak Drill yang Tidak Lengkap atau Tidak Konsisten
Masalah: Auditor Ditjen Hubla selalu memeriksa rekam jejak pelaksanaan drill. Fasilitas sering kali tidak bisa menunjukkan bukti drill yang dilaksanakan secara konsisten — ada periode yang terlewat, laporan yang tidak lengkap, atau format yang tidak standar.
Solusi: Terapkan sistem pencatatan drill yang konsisten dari jauh hari sebelum verifikasi. Setiap drill harus memiliki: skenario tertulis, daftar hadir, laporan pelaksanaan, dan catatan evaluasi. Frekuensi minimal: setiap 3 bulan untuk fasilitas pelabuhan.
3. PFSO Tidak Memiliki Sertifikat yang Masih Berlaku
Masalah: Sertifikat PFSO habis masa berlakunya, atau PFSO berganti dan penggantinya belum tersertifikasi. Ini adalah temuan yang langsung menghentikan proses verifikasi.
Solusi: Pantau masa berlaku sertifikat PFSO setidaknya 6 bulan sebelum jatuh tempo. Daftarkan ke program recertification atau training baru sebelum sertifikat lama habis. Selalu miliki PFSO cadangan yang tersertifikasi sebagai antisipasi pergantian personel mendadak.
4. Kondisi Fisik Fasilitas Tidak Sesuai dengan yang Tertulis di PFSP
Masalah: PFSP menyebutkan adanya CCTV di area tertentu, sistem pencahayaan di perimeter, atau pagar dengan spesifikasi tertentu — tapi saat audit, kondisi aktualnya berbeda. Entah karena kerusakan yang tidak diperbaiki, atau perubahan layout yang tidak diupdate di dokumen.
Solusi: Lakukan walkthrough fisik menyeluruh dengan membawa PFSP sebagai checklist, minimal sebulan sebelum verifikasi. Setiap ketidaksesuaian antara dokumen dan kondisi aktual harus segera diselesaikan — baik dengan memperbaiki kondisi fisik atau memperbarui dokumen.
5. Kurang Persiapan dalam Menghadapi Pertanyaan Auditor
Masalah: PFSO dan manajemen fasilitas tidak siap menjawab pertanyaan teknis dari auditor tentang prosedur, alasan pemilihan tindakan keamanan tertentu, atau dasar dari matriks risiko yang ada. Ini menunjukkan bahwa PFSP disusun tapi tidak benar-benar dipahami.
Solusi: Lakukan sesi briefing intensif dengan PFSO dan personel kunci setidaknya dua minggu sebelum audit. Latih mereka untuk menjelaskan prosedur dalam PFSP, menjawab pertanyaan tentang dasar keputusan keamanan, dan mendemonstrasikan pemahaman tentang level keamanan ISPS.
Satu Tips Tambahan: Jangan Tunggu Mepet
Pengalaman kami menunjukkan bahwa fasilitas yang mempersiapkan verifikasi minimal 6 bulan sebelum jadwal audit hampir selalu mendapatkan hasil yang lebih baik daripada yang mempersiapkannya dalam hitungan minggu.
Verifikasi ISPS bukan ujian yang bisa dipersiapkan dalam semalam. Ini adalah refleksi dari sistem keamanan yang benar-benar dijalankan — dan membangun sistem tersebut membutuhkan waktu.
RSO Bina Sena menyediakan layanan asistensi verifikasi ISPS yang mencakup gap analysis, persiapan dokumen, dan pendampingan penuh selama audit. Hubungi kami untuk memulai persiapan verifikasi Anda.